Polska firma może sprzedawać oprogramowanie w modelu SaaS amerykańskim klientom bez spółki, biura i pracowników w USA. Nie zwalnia jej to jednak z amerykańskich przepisów. Dwa obszary najczęściej zaskakują europejskich dostawców: stanowy podatek od sprzedaży oraz stanowe ustawy o ochronie danych. Poniżej wyjaśniamy, kiedy te obowiązki powstają i jak przygotować się do nich przed startem sprzedaży.
Czym jest SaaS i dlaczego kwalifikacja ma znaczenie
Software as a Service to model, w którym oprogramowanie działa na serwerach dostawcy, a klient korzysta z niego przez przeglądarkę lub aplikację. Klient nie instaluje programu, nie utrzymuje go i nie staje się jego właścicielem. Zwykle płaci abonament za dostęp.
Dla amerykańskiego urzędu skarbowego ta definicja to dopiero początek. Każdy stan sam decyduje, czy SaaS jest usługą, oprogramowaniem, „produktem cyfrowym”, usługą przetwarzania danych czy najmem rzeczy. Od tej kwalifikacji zależy, czy sprzedaż podlega podatkowi. Znaczenie mają też szczegóły oferty: czy klient pobiera jakiekolwiek komponenty, czy subskrypcja obejmuje wdrożenie lub szkolenia, czy klient kupuje do użytku firmowego czy prywatnego.
Sales tax- kiedy zagraniczny dostawca SaaS musi pobierać podatek
USA nie mają federalnego VAT ani federalnego podatku od sprzedaży. Podatek od sprzedaży (sales tax) nakładają stany, a często także hrabstwa i miasta. Obowiązek pobierania go powstaje, gdy spełnione są łącznie dwa warunki: firma ma w danym stanie nexus, a stan uznaje SaaS za sprzedaż opodatkowaną.
Nexus ekonomiczny– brak biura w USA nie chroni
Od wyroku Sądu Najwyższego w sprawie South Dakota v. Wayfair z 2018 r. stany mogą wymagać pobierania podatku od sprzedawców, którzy nie mają w nich żadnej fizycznej obecności. Wystarczy przekroczenie progu sprzedaży do klientów z danego stanu (tzw. economic nexus). Wszystkie stany z podatkiem od sprzedaży mają takie przepisy.
- Typowy próg to 100,000 USD sprzedaży rocznie do danego stanu.
- Wyższe progi: 250,000 USD w Alabamie i Missisipi oraz 500 000 USD w Kalifornii, Teksasie i Nowym Jorku.
- Liczba transakcji: część stanów stosowała dodatkowy próg 200 transakcji. Stany stopniowo z niego rezygnują – np. Illinois od 1 stycznia 2026 r., a Kentucky od 1 sierpnia 2026 r.
Nexus może też wynikać z obecności fizycznej: pracowników lub współpracowników działających w stanie, biura czy własnego sprzętu. Firmy korzystające z centrów danych w USA powinny przeanalizować ten punkt indywidualnie.
Które stany w USA opodatkowują SaaS
W 2026 r. SaaS jest opodatkowany w ponad 20 stanach oraz w Dystrykcie Kolumbii. Dokładna liczba różni się w zestawieniach, bo kilka stanów opodatkowuje SaaS tylko częściowo. Najważniejsze przykłady:
| Stan | Zasada dla SaaS |
|---|---|
| Nowy Jork, Pensylwania, Massachusetts, Waszyngton, Tennessee, Utah | Opodatkowany co do zasady, także w relacjach B2B |
| Teksas | Opodatkowane 80% ceny (SaaS traktowany jako usługa przetwarzania danych) |
| Ohio | Opodatkowany tylko przy zakupie na potrzeby działalności (B2B) |
| Connecticut | Obniżona stawka 1% dla klientów biznesowych, pełna dla konsumentów |
| Arizona, Hawaje, Nowy Meksyk | Opodatkowany w ramach podatków od przychodu (TPT, GET, GRT), zwykle przerzucanych na klienta |
| Luizjana, Kentucky, Maryland, Dystrykt Kolumbii | Opodatkowany jako produkt lub usługa cyfrowa |
| Kalifornia, Floryda, Georgia, New Jersey, Wirginia | Co do zasady nieopodatkowany |
| Kolorado, Illinois, Alaska | Brak podatku stanowego, ale mogą go nakładać miasta (np. Denver, Chicago) lub lokalne jurysdykcje |
Pozostałe stany opodatkowujące SaaS to m.in. Alabama, Iowa, Missisipi, Rhode Island, Karolina Południowa, Dakota Południowa, Vermont i Wirginia Zachodnia. Przepisy zmieniają się co roku, dlatego klasyfikację każdego produktu warto potwierdzić przed rozpoczęciem sprzedaży.
Zaległości: dlaczego ryzyko narasta z każdym miesiącem
Jeśli firma ma nexus, a nie pobiera podatku od klientów, i tak odpowiada za jego zapłatę – z własnych środków, bo nie doliczyła go do faktur. Do tego dochodzą kary za niezłożenie deklaracji, kary za zwłokę i odsetki.
Kluczowa jest kwestia przedawnienia. Zwykle stan może skontrolować okres 3–4 lat od złożenia deklaracji. Jeśli jednak deklaracja nigdy nie została złożona, termin przedawnienia w większości stanów w ogóle nie zaczyna biec. Przy sprzedaży do kilkunastu stanów przez kilka lat zaległości mogą osiągnąć bardzo wysokie kwoty.
Rozwiązaniem jest program dobrowolnego ujawnienia (Voluntary Disclosure Agreement, VDA). Firma, która zgłosi się sama, zanim stan się z nią skontaktuje, zwykle płaci podatek tylko za ograniczony okres wstecz (często 3–4 lata) i uzyskuje umorzenie większości kar.
Podatek dochodowy: umowa polsko-amerykańska chroni, ale nie przed stanami
Relacje podatkowe Polski i USA nadal reguluje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z 8 października 1974 r. Nowa konwencja podpisana w lutym 2013 r. nie weszła w życie, bo nie ratyfikował jej Senat USA.
Poziom federalny
Umowa z 1974 r. jest dla polskiego dostawcy SaaS korzystna. Zyski polskiego przedsiębiorstwa podlegają opodatkowaniu w USA tylko wtedy, gdy prowadzi ono tam działalność przez zakład (permanent establishment), np. biuro, oddział lub zależnego przedstawiciela zawierającego umowy w jego imieniu. Bez zakładu dochód z abonamentów płaconych przez klientów z USA co do zasady jest opodatkowany wyłącznie w Polsce.
W praktyce amerykańscy klienci często proszą o formularz W-8BEN-E. Potwierdza on status zagranicznego podmiotu i pozwala uniknąć niepotrzebnego potrącenia podatku u źródła.
Poziom stanowy
Umowa wiąże tylko rząd federalny, nie stany. Wiele stanów nakłada własne podatki dochodowe lub franczyzowe od spółek na podstawie progów sprzedaży, podobnie jak przy sales tax. Federalna ochrona dla sprzedawców spoza stanu (Public Law 86-272) obejmuje wyłącznie sprzedaż towarów, a nie usług ani oprogramowania. Dostawca SaaS bez zakładu w USA może więc nie płacić podatku federalnego, a mimo to mieć obowiązki podatkowe w poszczególnych stanach.
Często przywoływana zasada, że przy usługach elektronicznych dla klienta z USA miejscem świadczenia jest kraj usługobiorcy, pochodzi z polskich przepisów o VAT. Decyduje ona o tym, że polski VAT nie jest naliczany. Nie rozstrzyga natomiast niczego w zakresie amerykańskiego podatku dochodowego ani sales tax.
Ochrona danych osobowych: brak RODO, ale coraz więcej przepisów
USA nie mają jednej federalnej ustawy o ochronie danych konsumentów na wzór RODO. System składa się z przepisów federalnych o ogólnym zasięgu, regulacji sektorowych i coraz liczniejszych ustaw stanowych.
Poziom federalny
Główną rolę odgrywa Federalna Komisja Handlu (FTC). Na podstawie sekcji 5 ustawy o FTC ściga nieuczciwe i wprowadzające w błąd praktyki. W praktyce oznacza to odpowiedzialność za polityki prywatności niezgodne z rzeczywistością, niewystarczające zabezpieczenie danych i łamanie złożonych klientom deklaracji.
Dostawca SaaS powinien też sprawdzić przepisy sektorowe:
- HIPAA – dane medyczne, gdy oprogramowanie obsługuje podmioty z sektora ochrony zdrowia;
- GLBA – dane klientów instytucji finansowych;
- COPPA – dane dzieci poniżej 13. roku życia. Znowelizowane przepisy wykonawcze FTC trzeba stosować w pełni od 22 kwietnia 2026 r. Wymagają m.in. pisemnego programu bezpieczeństwa informacji i polityki retencji danych.
Stanowe ustawy o ochronie prywatności
W 2026 r. kompleksowe ustawy o ochronie prywatności konsumentów obowiązują w około 20 stanach. Zestawienia podają 19 lub 20, w zależności od tego, czy uwzględniają węższą ustawę Florydy. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe ustawy w Indianie, Kentucky i Rhode Island.
Większość nowszych ustaw wzorowana jest na ustawie Wirginii. Zakres stosowania zależy zwykle od liczby mieszkańców stanu, których dane firma przetwarza, oraz od udziału przychodów ze sprzedaży danych. Progi wyraźnie się różnią:
- Indiana i Kentucky– 100,000 konsumentów lub 25 000 przy ponad 50% przychodów ze sprzedaży danych;
- Rhode Island– 35,000 konsumentów lub 10,000 przy ponad 20% przychodów ze sprzedaży danych, bez okresu na usunięcie naruszenia i z karami do 10,000 USD za naruszenie;
- Teksas i Nebraska– brak progu liczbowego; ustawy obejmują co do zasady wszystkie firmy poza małymi przedsiębiorstwami w rozumieniu federalnej SBA.
Niskie progi oznaczają, że nawet mała firma SaaS z kilkudziesięcioma tysiącami użytkowników w jednym stanie może podlegać jego ustawie.
Kalifornia- CCPA
Kalifornijska ustawa CCPA pozostaje najbardziej rygorystyczna. Od 1 stycznia 2023 r. obejmuje również dane pracowników i dane w relacjach B2B. Dotyczy firm, które spełniają co najmniej jeden warunek:
- roczny przychód globalny powyżej 26,625 000 USD (próg waloryzowany);
- przetwarzanie danych co najmniej 100,000 kalifornijskich konsumentów lub gospodarstw domowych;
- co najmniej 50% przychodów ze sprzedaży lub udostępniania danych osobowych.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe przepisy wykonawcze: obowiązkowe oceny ryzyka, zasady stosowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji (ADMT) oraz – dla części firm, stopniowo do 2030– coroczne niezależne audyty cyberbezpieczeństwa. Dla dostawców SaaS wykorzystujących AI to szczególnie istotne.
Prawa konsumentów
Katalog praw jest w większości stanów podobny:
- prawo dostępu do danych i informacji o celach przetwarzania;
- prawo do sprostowania i usunięcia danych;
- prawo do przeniesienia danych;
- prawo do sprzeciwu wobec sprzedaży danych, reklamy targetowanej i profilowania;
- szczególna ochrona danych wrażliwych – w większości stanów ich przetwarzanie wymaga zgody (opt-in), a w Kalifornii konsument może je ograniczyć.
Firma musi mieć procedurę przyjmowania i realizacji takich żądań w ustawowych terminach.
SaaS checklist przed wejściem na rynek USA
- Ustal, z których stanów pochodzą klienci i jaką sprzedaż generuje każdy z nich.
- Sprawdź, w których stanach przekraczasz progi nexusu – co roku i na bieżąco.
- Ustal, czy Twój produkt jest opodatkowany w tych stanach; zwróć uwagę na pakiety (SaaS + wdrożenie, szkolenia, pobierane moduły).
- Zarejestruj się do sales tax tam, gdzie to konieczne, i skonfiguruj naliczanie podatku w systemie płatności.
- Jeśli sprzedaż trwa już od pewnego czasu, oceń zaległości i rozważ program VDA, zanim stan sam się zgłosi.
- Przeanalizuj ryzyko powstania zakładu w USA oraz obowiązki w zakresie stanowych podatków dochodowych.
- Zmapuj dane osobowe z rynku USA i ustal, którym stanowym ustawom podlegasz.
- Dostosuj politykę prywatności, regulamin (Terms of Service) i umowę powierzenia danych (DPA) do prawa amerykańskiego.
- Wdroż procedurę obsługi żądań konsumentów i mechanizmy opt-out, w tym obsługę sygnału Global Privacy Control tam, gdzie jest wymagana.
Obsługa prawna firm SaaS w USA
Najtańszy moment na uporządkowanie podatków i ochrony danych to okres przed pierwszą sprzedażą lub tuż po niej. Cieszynski Law Group LLC pomaga polskim i europejskim dostawcom SaaS ocenić obowiązki w poszczególnych stanach, przygotować dokumentację prywatności zgodną z prawem USA i uporządkować ewentualne zaległości. Skontaktuj się z nami– odpowiadamy po polsku w ciągu 8 godzin.
