Co powinna zawierać umowa B2B z firmą z USA

Działalność biznesowa pomiędzy firmami europejskimi a partnerami w USA rośnie, a europejscy producenci, firmy technologiczne, oraz sklepy e-commerce, rozszerzają swoją ofertę o rynek amerykański. Warunki takiej współpracy powinny być określone w umowie b2b. Umowa B2B z firmą z USA znacznie różni się od umów zawieranych na rynku europejskim. Europejski podmiot z ograniczona wiedza rynku USA działający na rynku amerykańskim bez dobrej umowy b2b naraża się na niepotrzebne problemy, ryzyko finansowe i konsekwencje prawne. Umowa b2b ogranicza ryzyka związane z rożnymi systemami prawnymi, przepisami podatkowymi, mechanizmami rozstrzygania sporów, regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prawa własności intelektualnej

Wiele europejskich firm błędnie zakłada, że przetłumaczenie istniejącej umowy na język angielski jest wystarczające do prowadzenia handlu z firmami w Stanach Zjednoczonych. Rynek USA jest unikalny, stąd unikane są kwestie biznesowe które powinny być omówione w umowie b2b. Wybrane kwestie które pojawia się w transakcjach pomiędzy podmiotem z Europy i USA.

• Którego kraju prawo reguluje umowę B2B? 

• Które sądy mają jurysdykcję? 

• Czy wyrok będzie egzekwowany za granicą? 

• Który podmiot ponosi odpowiedzialność za cła i opląty importowe? 

• Która strona jest odpowiedzialna za zgodność produktu z regulacjami prawnymi w USA?

• W jaki sposób chronione są prawa własności intelektualnej na rynku USA?

Bez jasnych postanowień umownych spory mogą stać się kosztowne i trudne do rozwiązania. Dobrze sporządzona umowa B2B z partnerem handlowym w USA zmniejsza niepewność i zapewnia przewidywalne zasady współpracy dla obu stron. 

1. Określenie stron umowy B2B. Umowa B2B z kontrahentem w USA powinna zawierać informacje o stronach zawierających umowę: 
   • pełną nazwę podmiotu
   • adres firmy
   • określenie formy prawnej używanej przez podmiot
   • dane przedstawiciela i pozycje osoby podpisującego umowę
2. Przedmiot umowy B2B. Niejasny opis produktów lub usług jest częstym elementów sporów. Umowa B2B z firmą w USA powinna precyzyjnie zdefiniować: 
   • oferowane produkty lub usługi
   • specyfikacje techniczne
   • procedury odbioru i akceptacji
   • kwestie wyłączone z zakresu umowy B2B
3. Ceny i warunki płatności. Umowy B2B z kontrahentem w USA powinny zawierać szczegółowe postanowienia dotyczące cen i warunków płatności, takich jak:
   • ceny za produkt lub usługę
   • płatności etapowe
   • metoda płatności i terminy
   • zaliczki
4. Warunki dostawy towarów do USA. W przypadku eksportu produktów z EU do USA warunki dostawy powinny odwoływać się do regulacji i określeń używanych przez Międzynarodową Izbę Handlowa, ICC.
   • EXW, odbiór towaru w siedzibie sprzedawcy 
   • FCA, dostarczenie towaru do przewoźnika 
   • FOB, załadunek na statek w porcie wyjścia 
   • CIF, pokryty koszt, ubezpieczenie i fracht do portu w USA
   • DDP, dostarczenie towaru z opłaconym cłem w USA
5. Zgodność z prawem amerykańskim. Międzynarodowe umowy często nakładają obowiązki compliance na zagranicznego kontrahenta. Amerykańska umowa B2B musi uwzględnić: 
   • przepisy importowe i eksportowe 
   • sankcje międzynarodowe
   • przepisy antykorupcyjne
   • prawo ochrony konsumentów
   • normy bezpieczeństwa produktów i certyfikacje UL 
   • obowiązki rejestracji administracyjnych
   • wymogi logistyczne i celne. 
6. Prawa własności intelektualnej. Własność intelektualna, prawa IP, marka produktu, brand, należy często do najcenniejszych aktywów na rynku amerykańskim. Umowa B2B powinna wyraźnie określać: 
   • własność znaków towarowych używanych na rynku USA
   • prawa autorskie
   • patenty
   • tajemnice biznesowe
   • wzory przemysłowe
   • własność nowo powstałej własności intelektualnej na rynku amerykańskim
   • co stanie się z prawami IP po zakończeniu współpracy z firma w USA.
7. Obowiązek poufności. Współpraca pomiędzy firmami z dwóch krajów zwykle wymaga wymiany poufnych informacji biznesowych. Umowa B2B powinna definiować: 
   • zakres informacji uznanych za poufne 
   • dozwolony sposób wykorzystania informacji poufnych
   • wyjątki od obowiązku poufności 
   • okres obowiązywania poufności po rozwiązaniu umowy. 
8. Ochrona danych osobowych. Wymiana danych osobowych pomiędzy Europą a Stanami Zjednoczonymi powinna odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, RODO, GDPR, CCPA, CPRA, itp. Umowa B2B może powinna zawierać postanowienia dotyczące: 
   • międzynarodowych transferów danych 
   • środków bezpieczeństwa technicznego
   • podwykonawców i dalszego przetwarzania danych
   • zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych
   • podziału odpowiedzialności za compliance.
9. Gwarancje i zapewnienia. Gwarancje i zapewnienia służą do rozłożenia ryzyka między stronami umowy B2B. Gwarancje mogą dotyczyć jakości produktu, zgodności ze specyfikacją, funkcjonalności, nienaruszania praw osób trzecich oraz standardu wykonania produktu lub uslugi. Dodatkowe zapewnienia potwierdzają, że osoba podpisująca umowę ma uprawnienie do podpisania umowy , działa zgodnie z obowiązującym prawem amerykańskim, lub posiada wymagane licencje i zezwolenia. 
10. Ograniczenie odpowiedzialności. W kwestiach związanych z ograniczeniem odpowiedzialności strony umowy B2B w USA powinny określić: wyłączenie odpowiedzialności za szkody pośrednie i następcze, wyjątki od ograniczeń odpowiedzialności i role polis ubezpieczeniowych.
11. Zobowiązanie do naprawy szkód.  Postanowienia tego typu określają, która strona ponosi odpowiedzialność za określone roszczenia osób trzecich. Typowe obszary indemnizacji obejmują: naruszenie praw własności intelektualnej, roszczenia osób trzecich wynikające z wykonania umowy b2b, i naruszenia lokalnych przepisów.
12. Ubezpieczenia biznesu w USA. Rynek amerykański jest bardzo specyficzny gdzie prowadzenie działalności gospodarczej bez ubezpieczeń jest bardzo ryzykowne. Umowa B2B powinna przedstawiać posiadanie wymaganych polis ubezpieczeniowych, a podstawa będzie posiadanie amerykańskich ubezpieczen od odpowiedzialności cywilnej ogólnej i chroniących za wady w produktach.
13. Kwestie podatkowe. Międzynarodowa umowa z amerykańskim kontrahentem powinny określać zagadnienia podatkowe jak:  
    • kwestie VAT w Polsce
    • amerykański sales tax 
    • podatki u źródła
    • ryzyko powstania zakładu na terenie USA 
    • kwestie cen transferowych w USA. 
14. Siła wyższa. Nieprzewidziane zdarzenia mogą uniemożliwić lub znacznie utrudnić wspolprace pomiędzy podmiotem z EU i z USA, wykonanie zapisów umowy b2b. Klauzula siły wyższej zazwyczaj obejmuje: klęski żywiołowe, wojnę, działania zbrojne, terroryzm, ograniczenia rządowe i embarga, pandemie i strajki i zakłócenia w łańcuchu dostaw. 
15. Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów. Strony umowy B2B powinny przedstawiać wybór prawa stanowego sposób rozstrzygania sporów pomiędzy stronami umowy b2b w USA.
16. Okres umowy B2B i rozwiązanie umowy.
    • datę wejścia w życie 
    • okres obowiązywania 
    • zasady automatycznego przedłużenia 
    • uprawnienia do rozwiązania umowy
    • okresy wypowiedzenia 
    • rozwiązanie umowy z wybranych powodów
    • rozwiązanie umowy bez podania przyczyny 
17. Postanowienia ogólne. Umowa pomiędzy podmiotem z Europy i USA powinna także zawierać zapisy dotyczące: zmiany umowy b2b, przekazanie praw i obowiązków, sposobów doręczenia powiadomien i podpisów elektronicznych.

Umowa B2B z kontrahentem amerykański porusza kwestie prawne wykraczające poza standardowe redagowanie kontraktów, a dobrze sporządzona umowa B2B to nie tylko formalność prawna. Amerykańska umowa b2b to strategiczne narzędzie do zarządzania ryzykiem. Poprzez jasne określenie praw i obowiązków stron umowy b2b, alokację ryzyka, ustanowienie mechanizmów rozstrzygania sporów firma z Europy może znacząco zmniejszyć prawdopodobieństwo kosztownych nieporozumień i sporów sądowych w Stanach Zjednoczonych. Zatrudnienia adwokata w USA do przygotowania umowy b2b to inwestycja. 

Potrzebujesz pomoc przy przygotowaniu, analizie albo negocjacjach warunków umowy z firmą z USA? Kancelaria Cieszynski Law Group pomaga europejskim przedsiębiorcom ocenić ryzyka kontraktowe, zabezpieczyć prawa i wynegocjować umowy z podmiotami w Stanach Zjednoczonych.