Działalność biznesowa pomiędzy firmami europejskimi a partnerami w USA rośnie, a europejscy producenci, firmy technologiczne, oraz sklepy e-commerce, rozszerzają swoją ofertę o rynek amerykański. Warunki takiej współpracy powinny być określone w umowie b2b. Umowa B2B z firmą z USA znacznie różni się od umów zawieranych na rynku europejskim. Europejski podmiot z ograniczona wiedza rynku USA działający na rynku amerykańskim bez dobrej umowy b2b naraża się na niepotrzebne problemy, ryzyko finansowe i konsekwencje prawne. Umowa b2b ogranicza ryzyka związane z rożnymi systemami prawnymi, przepisami podatkowymi, mechanizmami rozstrzygania sporów, regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prawa własności intelektualnej

Wiele europejskich firm błędnie zakłada, że przetłumaczenie istniejącej umowy na język angielski jest wystarczające do prowadzenia handlu z firmami w Stanach Zjednoczonych. Rynek USA jest unikalny, stąd unikane są kwestie biznesowe które powinny być omówione w umowie b2b. Wybrane kwestie które pojawia się w transakcjach pomiędzy podmiotem z Europy i USA.

• Którego kraju prawo reguluje umowę B2B? 

• Które sądy mają jurysdykcję? 

• Czy wyrok będzie egzekwowany za granicą? 

• Który podmiot ponosi odpowiedzialność za cła i opląty importowe? 

• Która strona jest odpowiedzialna za zgodność produktu z regulacjami prawnymi w USA?

• W jaki sposób chronione są prawa własności intelektualnej na rynku USA?

Bez jasnych postanowień umownych spory mogą stać się kosztowne, czasochłonne i trudne do rozwiązania. Dobrze sporządzona umowa B2B z partnerem handlowym w USA zmniejsza niepewność i zapewnia przewidywalne zasady współpracy dla obu stron. 

1. Określenie stron umowy B2B z firmą w USA. Każda umowa B2B z kontrahentem w USA powinna zawierać informacje o stronach zawierających umowę: 
   • pełną nazwę firmy
   • adres firmy
   • określenie formy prawnej używanej przez podmiot
   • dane przedstawiciela i pozycje osoby podpisującego umowę
2. Określenie przedmiotu umowy B2B. Niejasny opis dostarczanych produktów jest częstym elementów sporów. Umowa B2B z firmą w USA powinna precyzyjnie zdefiniować: 
   • oferowane produkty
   • specyfikacje techniczne
   • harmonogram dostaw i realizacji 
   • procedury odbioru i akceptacji
   • wymagania dokumentacyjne
   • kwestie wyłączone z zakresu umowy B2B
3. Ceny i warunki płatności. Umowy B2B z kontrahentem w USA powinny zawierać szczegółowe postanowienia dotyczące cen i płatności. Kluczowe kwestie to: 
   • ceny produkty
   • płatności etapowe
   • metoda płatności i terminy
   • zaliczki
   • depozyt zabezpieczający
4. Warunki dostawy towarów do USA. W przypadku eksportu produktów z EU do USA warunki dostawy powinny odwoływać się do regulacji i określeń używanych przez Międzynarodową Izbę Handlowa, ICC.
   • EXW, odbiór towaru w siedzibie sprzedawcy 
   • FCA, dostarczenie towaru do przewoźnika 
   • FOB, załadunek na statek w porcie wyjścia 
   • CIF, pokryty koszt, ubezpieczenie i fracht do portu w USA
   • DDP, dostarczenie towaru z opłaconym cłem w USA
5. Zgodność produktu z prawem. Międzynarodowe umowy często nakładają obowiązki compliance. W zależności od transakcji firmy mogą musieć uwzględnić: 
   • przepisy importowe i eksportowe 
   • sankcje międzynarodowe
   • przepisy antykorupcyjne
   • prawo ochrony konsumentów
   • normy bezpieczeństwa produktów i certyfikacje UL 
   • obowiązki rejestracji administracyjnych
   • wymogi logistyczne i celne. 
6. Prawa własności intelektualnej, IP. Własność intelektualna, marka produktu, brand, należy często do najcenniejszych aktywów na rynku amerykańskim. Umowa B2B powinna wyraźnie określać: 
   • znaki towarowe używane na rynku USA
   • prawa autorskie
   • patenty
   • tajemnice biznesowe
   • wzory przemysłowe
   • własność nowo powstałej własności intelektualnej na rynku USA
   • co stanie się z prawami IP po zakończeniu współpracy z firma w USA
7. Obowiązki zachowania poufności. Współpraca pomiędzy firmami z dwóch krajów zwykle wymaga wymiany poufnych informacji biznesowych. Umowa B2B powinna definiować: 
   • zakres informacji uznanych za poufne 
   • dozwolony sposób wykorzystania
   • wyjątki od obowiązku poufności 
   • okres obowiązywania poufności po rozwiązaniu umowy 
   • obowiązek zwrotu lub zniszczenia materiałów poufnych 
8. Ochrona danych osobowych. Jeżeli między Europą a Stanami Zjednoczonymi przekazywane są dane osobowe, obie strony muszą zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami, RODO, GDPR, CCPA, CPRA, itp. Umowa B2bB może wymagać postanowień dotyczących: 
   • międzynarodowych transferów danych 
   • środków bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego
   • podwykonawców i dalszego przetwarzania 
   • zgłaszania naruszeń ochrony danych
   • podziału odpowiedzialności za compliance 
9. Gwarancje i zapewnienia. Gwarancje i zapewnienia służą do rozłożenia ryzyka między stronami. Gwarancje mogą dotyczyć jakości produktu, zgodności ze specyfikacją, funkcjonalności, nienaruszania praw osób trzecich oraz dobrego wykonania. Typowe zapewnienia potwierdzają, że każda z firm: 
   • jest prawidłowo założona i posiada zdolność prawną 
   • osoba podpisująca umowę ma uprawnienie do podpisania umowy 
   • działa zgodnie z obowiązującym prawem
   • posiada wymagane licencje i zezwolenia 
10. Ograniczenie odpowiedzialności. W kwestiach związanych z ograniczeniem odpowiedzialności strony umowy B2B w USA powinny określić:
    • wyłączenie odpowiedzialności za szkody pośrednie i następcze
    • ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności za utracone zyski 
    • limity odpowiedzialności
    • wyjątki od ograniczeń odpowiedzialności
    • ubezpieczenia
11. Indemnity- zobowiązanie do naprawy szkód.  Postanowienia tego typu określają, która strona ponosi odpowiedzialność za określone roszczenia osób trzecich. Typowe obszary indemnizacji obejmują: 
    • naruszenie praw własności intelektualnej 
    • roszczenia osób trzecich wynikające z wykonania umowy 
    • naruszenia przepisów regulacyjnych 
    • odpowiedzialność za produkt
12. Ubezpieczenia w USA. Rynek amerykański jest bardzo specyficzny gdzie prowadzenie działalności gospodarczej bez ubezpieczeń jest bardzo ryzykowne. Umowa B2B powinna wymagać posiadanie ubezpieczeń takich jak:
    • ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej ogólnej 
    • ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej  
    • ubezpieczenie odpowiedzialności za produkt
13. Kwestie podatkowe. Międzynarodowa umowa z amerykańskim kontrahentem powinny jasno rozdzielać zagadnienia podatkowe jak:  
    • kwestie VAT w Polsce
    • amerykański sales tax 
    • podatki u źródła
    • ryzyko powstania zakładu na terenie USA 
    • kwestie cen transferowych w USA. 
14. Siła wyższa. Nieprzewidziane zdarzenia mogą uniemożliwić lub znacznie utrudnić wykonanie zapisów umowy. Klauzula siły wyższej zazwyczaj obejmuje:
    • klęski żywiołowe
    • wojnę, działania zbrojne, terroryzm 
    • ograniczenia rządowe i embarga 
    • pandemie i epidemie 
    • strajki i zakłócenia w łańcuchu dostaw 
15. Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów. Strony umowy B2B powinny zdecydować,
    • czy umowa będzie podlegać prawu wybranego stanu USA
    • sposób rozstrzygania sporów, sady, arbitraż lub mediacje
16. Okres umowy B2B i rozwiązanie umowy.
    • datę wejścia w życie 
    • okres obowiązywania 
    • zasady automatycznego przedłużenia 
    • uprawnienia do rozwiązania umowy
    • okresy wypowiedzenia 
    • rozwiązanie umowy z wybranych powodów
    • rozwiązanie umowy bez podania przyczyny 
17. Postanowienia ogólne.
    • zmiany umowy
    • przekazanie praw i obowiązków
    • doręczenia
    • zrzeczenie się praw 
    • podpisy elektroniczne

Umowa B2B z kontrahentem amerykański porusza kwestie prawne wykraczające poza standardowe redagowanie kontraktów. Adwokat w USA specjalizujący się w amerykańskim prawie biznesowym potrafi zidentyfikować takie kwestie, ryzyko, wynegocjować warunki umowy B2B oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami. 

Dobrze sporządzona umowa B2B to nie tylko formalność prawna- to strategiczne narzędzie zarządzania ryzykiem. Poprzez jasne określenie praw i obowiązków stron, alokację ryzyka, ustanowienie mechanizmów rozstrzygania sporów oraz uregulowanie compliance, firma z Europy może znacząco zmniejszyć prawdopodobieństwo kosztownych nieporozumień i sporów sądowych w Stanach Zjednoczonych. Zatrudnić adwokata w USA specjalizującego się w amerykańskim prawie biznesowym który to inwestycja. 

Niniejszy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny i nie stanowi porady prawnej.