Polska firma, która chce zatrudnić osobę w Stanach Zjednoczonych, ma w praktyce następujące opcje: zatrudnić pracownika na etacie, najczęściej w modelu at-will lub na podstawie umowy o pracę, podpisać umowę z niezależnym wykonawcą, albo zawrzeć umowę B2B z firmą wykonawcy. Wybór zależy od tego, czy masz spółkę w USA, jak bardzo kontrolujesz pracę tej osoby i w którym stanie ona pracuje.
W tym przewodniku wyjaśniamy, czym różnią się formy zatrudnienia w USA, jakie obowiązki ma pracodawca i co grozi za błędne zakwalifikowanie pracownika jako podwykonawcy.
Porównanie form zatrudnienia w USA
| Forma | Kto płaci podatki i składki | Czy potrzebna spółka w USA | Główne ryzyko | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|
| Pracownik at- will | Pracodawca potrąca i odprowadza | Zwykle tak | Pozwy o dyskryminację i odwet | Stali pracownicy, sprzedawcy, menedżerowie |
| Umowa o pracę | Pracodawca | Zwykle tak | Koszt zerwania umowy przed terminem | Kluczowe osoby, kadra zarządzająca |
| Contractor | Wykonawca sam | Nie | Błędna klasyfikacja – zaległe podatki i kary | Projekty, prace doraźne, specjaliści |
| B2B z firmą wykonawcy | Firma wykonawcy | Nie | Błędna klasyfikacja i powstanie zakładu w USA | Stała współpraca, IT, sprzedaż |
Ważne: każda z tych form wymaga, by osoba miała prawo do legalnej pracy w USA. Umowa nie zastępuje wizy – więcej w sekcji o pozwoleniu na pracę.
1. Zatrudnienie na zasadzie dobrowolności- employment at will
Większość pracowników w USA jest zatrudniona „at will”. Oznacza to, że pracodawca i pracownik mogą zakończyć współpracę w każdej chwili, z dowolnego powodu lub bez podania przyczyny i bez okresu wypowiedzenia. Zasada obowiązuje we wszystkich stanach z wyjątkiem Montany, gdzie po okresie próbnym zwolnienie wymaga uzasadnionej przyczyny.
Swoboda nie jest jednak nieograniczona. Pracodawca nie może zwolnić pracownika z powodu rasy, płci, religii, wieku, pochodzenia czy niepełnosprawności, ani w odwecie za zgłoszenie nieprawidłowości. Ochronę zapewniają przepisy federalne (m.in. Title VII, ADA, ADEA) oraz stanowe, często szersze niż federalne. W praktyce to właśnie pozwy o dyskryminację i odwet są największym ryzykiem przy zwolnieniu.
Pracownik at-will to pracownik etatowy. Pracodawca prowadzi payroll: potrąca podatek dochodowy, odprowadza składki Social Security i Medicare, płaci podatki na fundusze bezrobocia oraz ubezpieczenie od wypadków przy pracy w UsA. Więcej o obowiązkach przy przyjmowaniu do pracy w artykułach o rekrutacji i zatrudnieniu w USA oraz zatrudnieniu pracownika w Nowym Jorku.
2. Umowa o pracę w USA- employment agreement
Pisemna umowa o pracę jest w USA mniej powszechna niż w Polsce. Stosuje się ją głównie przy zatrudnianiu kluczowych osób: dyrektora oddziału, szefa sprzedaży czy specjalisty o rzadkich kompetencjach. Umowa może zmienić model at-will, np. gwarantując zatrudnienie na określony czas lub odprawę przy zwolnieniu bez ważnej przyczyny.
Dobrze przygotowana umowa o pracę w USA powinna określać:
- wynagrodzenie podstawowe, premie i bonus za podpisanie umowy,
- zakres obowiązków i stanowisko,
- okres zatrudnienia i zasady jego zakończenia, w tym odprawę (severance),
- świadczenia dodatkowe: ubezpieczenie zdrowotne, plan emerytalny 401(k), urlop,
- zwrot wydatków służbowych,
- poufność, ochronę tajemnic handlowych i prawa do własności intelektualnej,
- zakaz podbierania klientów i pracowników (non-solicitation) oraz ewentualny zakaz konkurencji.
Zakaz konkurencji w USA: federalny zakaz klauzul non-compete wydany przez FTC w 2024 r. został uchylony przez sąd, a we wrześniu 2025 r. FTC zrezygnowała z apelacji. Ważność zakazu konkurencji zależy więc od prawa stanowego – Kalifornia praktycznie go nie uznaje, a wiele innych stanów mocno go ogranicza. Bezpieczniej opierać się na klauzulach poufności i non-solicitation, np. w formie umowy NDA.
3. Legalna praca w USA – pozwolenie na pracę i formularz I-9
Każdy pracodawca w USA musi sprawdzić, czy nowy pracownik ma prawo do pracy, i wypełnić z nim formularz I-9 w ciągu 3 dni roboczych od rozpoczęcia pracy. Obywatel USA lub posiadacz zielonej karty może pracować bez dodatkowych zezwoleń. Pracownik z Polski potrzebuje odpowiedniej wizy, np. L-1 (przeniesienie w ramach firmy), E-2 (inwestor i jego kluczowi pracownicy) czy H-1B.
Oddelegowanie pracownika z Polski do USA na wizie turystycznej lub biznesowej B-1 nie pozwala na wykonywanie pracy produktywnej. Szczegóły opisujemy w artykułach o wizie pracowniczej do USA i oddelegowaniu pracownika do USA.
4. Umowa zlecenie w USA – niezależny wykonawca
Amerykańskim odpowiednikiem umowy zlecenia jest umowa z niezależnym wykonawcą, independent contractor agreement. Wykonawcą może być osoba fizyczna albo firma. Sam rozlicza podatki i ubezpieczenia, a zleceniodawca nie prowadzi dla niego payroll– amerykański zleceniodawca zbiera formularz W-9 i wystawia informację 1099-NEC.
To najtańsza i najbardziej elastyczna forma, ale też najbardziej ryzykowna. O tym, czy ktoś jest podwykonawcą w USA wedle prawa pracy w USA, nie decyduje nazwa umowy, tylko faktyczny przebieg współpracy. Umowa z wykonawcą powinna regulować:
- zakres i rezultat usług oraz sposób ich odbioru,
- wynagrodzenie, fakturowanie i terminy płatności,
- poufność i ochronę informacji,
- przeniesienie praw autorskich i własności intelektualnej,
- okres obowiązywania i zasady wypowiedzenia,
- prawo wykonawcy do pracy dla innych klientów.
Więcej: umowa zlecenie na rynku amerykańskim.
5. Umowa B2B z pracownikiem w USA
Wiele polskich firm „zatrudnia” osoby w USA na umowie B2B, Amerykanin zakłada własną firmę w USA i fakturuje polską spółkę. Typowy przykład to przedstawiciel handlowy w USA albo programista pracujący zdalnie dla firmy z Polski, zobacz umowa B2B na usługi IT z USA. Model jest prosty, ale niesie trzy główne ryzyka.
Błędna klasyfikacja pracownika w USA. Jeśli wykonawca pracuje stale, tylko dla Ciebie, w wyznaczonych godzinach i pod Twoim nadzorem, urzędy w USA mogą uznać go za pracownika. Każdy organ stosuje inny test:
- IRS bada kontrolę nad pracą, zależność finansową i charakter relacji (wytyczne IRS).
- Stany mają własne testy. Kalifornia, New Jersey i Massachusetts stosują surowy test ABC, w którym wykonawca musi m.in. świadczyć usługi spoza podstawowej działalności zleceniodawcy.
Co grozi pracodawcy? Zaległe podatki i składki z odsetkami, kary IRS i stanowe, zaległe wynagrodzenie za nadgodziny oraz pozwy, także zbiorowe. Wykonawca często zgłasza roszczenia już po zakończeniu współpracy, np. o zasiłek dla bezrobotnych, co uruchamia kontrolę stanową.
Ryzyko podatkowe dla polskiej firmy. Osoba w USA, która negocjuje i zawiera umowy w imieniu polskiej spółki, może sprawić, że firma będzie uznana za prowadzącą działalność w USA, zakład. Wtedy zysk przypisany do USA podlega amerykańskiemu podatkowi dochodowemu, a dla zagranicznych firm dochodzi podatek od zysków oddziału o stawce ustawowej 30%, którą może zmieniać umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Firma może też mieć obowiązki w zakresie podatków stanowych i sales tax. Zobacz też wpis podatek u źródła w USA.
Jak wybrać formę zatrudnienia w USA?
- Jednorazowy projekt lub specjalista z własną firmą i wieloma klientami – umowa z wykonawcą lub B2B.
- Kilku stałych pracowników lub sprzedaż w USA – spółka w USA i zatrudnienie W-2 (at-will).
- Kluczowa osoba lub dyrektor – umowa o pracę z jasnymi zasadami odprawy i poufności.
- Pracownik z Polski – najpierw ścieżka wizowa, potem forma zatrudnienia.
FAQ – formy zatrudnienia w USA
Jakie są formy zatrudnienia w USA? Najczęściej: pracownik etatowy (W-2) w modelu at-will, pracownik z pisemną umową o pracę, niezależny wykonawca, lub umowa B2B z firmą wykonawcy.
Co oznacza „employment” po polsku? „Employment” to zatrudnienie, „employee” – pracownik etatowy, „independent contractor” – niezależny wykonawca, a „employment at will” – zatrudnienie na zasadzie dobrowolności, które każda strona może zakończyć w dowolnym momencie.
Czy polska firma może zatrudnić Amerykanina na umowę B2B? Tak, ale tylko jeśli współpraca faktycznie wygląda jak relacja dwóch firm: wykonawca sam decyduje o sposobie i czasie pracy, ma własne narzędzia i może pracować dla innych klientów. W przeciwnym razie grozi przekwalifikowanie na pracownika.
Co grozi pracodawcy za błędną klasyfikację pracownika w USA? Zaległe podatki i składki wraz z odsetkami, kary federalne i stanowe, wyrównanie płacy za nadgodziny oraz pozwy pracownicze, w tym zbiorowe.
Czy potrzebuję pozwolenia na pracę w USA, żeby pracować dla polskiej firmy? Jeśli fizycznie pracujesz w USA, tak – potrzebujesz statusu, który na to pozwala (np. wiza L-1, E-2, lub zielona karta). Pracodawca w USA weryfikuje to na formularzu I-9.
Czy mogę wysłać pracownika z Polski do USA na wizie B-1? Wiza B-1 pozwala na spotkania, negocjacje i szkolenia, ale nie na wykonywanie pracy produktywnej dla firmy. Do dłuższego oddelegowania potrzebna jest wiza pracownicza.
Gdzie szukać zdalnego kontraktu B2B dla firmy z USA? Polscy specjaliści najczęściej znajdują kontrakty przez platformy dla freelancerów, LinkedIn i agencje rekrutacyjne. Przed podpisaniem warto sprawdzić umowę z prawnikiem w USA pod kątem praw autorskich, prawa właściwego, terminów płatności i formularza W-8BEN, który nierezydent składa zamiast W-9.
Czy zakaz konkurencji w USA jest ważny? Zależy od stanu. Federalny zakaz klauzul non-compete nie wszedł w życie, więc decyduje prawo stanowe: Kalifornia praktycznie ich nie uznaje, inne stany dopuszczają je w ograniczonym zakresie- potrzebna konsultacja z prawnikiem w USA.
Zatrudnienie pracowników w USA – obsługa prawna
Kancelaria Cieszynski Law Group LLC od lat doradza polskim i europejskim firmom zatrudniającym pracowników w Stanach Zjednoczonych. Pomagamy w projektach typu:
- przygotowaniu umów o pracę, umów z wykonawcami i umów B2B,
- ocenie ryzyka błędnej klasyfikacji pracownika,
- formalnościach przy zatrudnieniu, w tym I-9 i rejestracjach stanowych,
- uruchomieniu payroll i rozliczaniu podatków federalnych i stanowych,
- ubezpieczeniach pracowników w USA,
- ustaleniu wynagrodzeń i negocjacjach warunków zatrudnienia.